Privacy policy for COLINDIGO – Professional Cleaning & Hospitality / Ammattitason puhtaus- ja hygieniaratkaisut

COLINDIGO OY – VERKKOKAUPAN TIETOSUOJASELOSTE

Julkaistu: 14. lokakuuta 2026

Tämä tietosuojaseloste selittää, miten Colindigo Oy kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa asiakkaidensa henkilötietoja verkkokaupassaan (holvi.com) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

  • Yrityksen nimi: Colindigo Oy
  • Y-tunnus: 3414256-8
  • Osoite: Paanakatu 6 E, 15150 Lahti
  • Sähköposti: info.colindigo@gmail.com
  • Puhelinnumero: 045 141 6094

2. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitus

Keräämme ja käsittelemme vain niitä tietoja, jotka ovat välttämättömiä verkkokaupan tilausten toimittamiseksi, asiakaspalvelun hoitamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Kerättäviä tietoja ovat:

  • Perustiedot: Esimerkiksi etunimi, sukunimi, yrityksen nimi (B2B-asiakkaat) ja y-tunnus.
  • Yhteystiedot: Toimitusosoite, laskutusosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
  • Tilaustiedot: Ostetut tuotteet, tilaushistoria, valittu toimitustapa ja maksutapa.
  • Tekniset tiedot (verkkosivuston käyttö): IP-osoite ja evästetiedot (mikäli käyttäjä on hyväksynyt seurantatagit).

Käsittelyn tarkoitukset:

  • Tilausten käsittely, pakkaaminen, kuljetus ja toimitus.
  • Laskutus, maksunvalvonta ja mahdollisten peruutusten tai palautusten hoitaminen.
  • Asiakasviestintä (esim. tilausvahvistukset ja tiedusteluihin vastaaminen).
  • Kirjanpitolain ja muiden lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

3. Tietojen käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla perusteilla:

  1. Sopimuksen täyttäminen: Tietojen käsittely on välttämätöntä tilaamiesi tuotteiden toimittamiseksi.
  2. Lakisääteinen velvoite: Meidän on säilytettävä tiettyjä tilaus- ja laskutustietoja Suomen kirjanpitolain mukaisesti.
  3. Oikeutettu etu: Asiakassuhteen ylläpito ja hoitaminen.
  4. Suostumus: Evästeiden ja markkinointitunnisteiden käyttö (esim. Meta Pixel tai Google Analytics) perustuu antamaasi suostumukseen.

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Colindigo Oy ei myy tai vuokraa asiakastietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja vain kolmansille osapuolille, jotka ovat välttämättömiä palvelun tarjoamiseksi:

  • Maksunvälittäjä (Holvi): Holvi käsittelee maksutietosi suojatussa ympäristössään.
  • Logistiikkakumppanit (esim. Posti, Matkahuolto): Kuljetusyhtiöille luovutetaan nimi, osoite ja puhelinnumero paketin perilletoimitusta ja saapumisilmoitusta varten.
  • Kirjanpitäjä / Tilitoimisto: Laskutustiedot siirretään lakisääteistä kirjanpitoa varten.
  • Analytiikkatyökalut (Google ja Meta): Jos hyväksyt evästeet, tietoja verkkokaupan selailusta voidaan siirtää Google Analytics- ja Meta Pixel -palveluihin käyttäjäkokemuksen ja markkinoinnin parantamiseksi.

Tietoja käsitellään pääsääntöisesti EU/ETA-alueen sisällä. Mikäli kumppanimme (kuten Google tai Meta) siirtävät tietoja EU:n ulkopuolelle, varmistamme aina, että siirrossa käytetään EU:n virallisia vakiosopimuslausekkeita (SCC) tai muuta lainmukaista suojamekanismia.

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:

  • Asiakastiedot: Säilytetään aktiivisen asiakassuhteen ajan.
  • Kirjanpitoaineisto: Tilauksiin ja maksuihin liittyvät tiedot säilytetään Suomen kirjanpitolain vaatiman ajan (pääsääntöisesti 6 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin tilikausi päättyy).

6. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat GDPR-asetuksen mukaiset oikeudet omiin tietoihisi:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin: Voit pyytää tarkastusoikeutta meillä oleviin henkilötietoihisi.
  • Oikeus tietojen korjaamiseen: Voit vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Voit pyytää tietojesi poistamista, ellei laki (kuten kirjanpitolaki) velvoita meitä säilyttämään niitä.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tai vastustamiseen: Voit tietyissä tilanteissa vastustaa tietojesi käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista.
  • Oikeus tehdä valitus: Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi), jos katsot, että rikomme tietosuojalainsäädäntöä.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä meille kirjallisen pyynnön osoitteeseen info.colindigo@gmail.com.

7. Evästeet (Cookies)

Käytämme sivustollamme evästeitä parantaaksemme kaupan toiminnallisuutta ja analysoidaksemme kävijäliikennettä. Voit hallita tai estää evästeiden käyttöä oman selaimesi asetuksista tai Holvin tarjoaman evästebannerin kautta. Evästeiden estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkokaupan toimintaan (kuten ostoskorin toimivuuteen).

8. Tietoturva

Henkilötietojasi suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Holvi-alusta käyttää salattuja yhteyksiä (HTTPS), ja pääsy henkilötietoihin on rajattu vain Colindigo Oy:n valtuuttamille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä (kuten tilausten pakkaamisen tai kirjanpidon) hoitamiseksi.

**************************************

COLINDIGO OY – ONLINE STORE PRIVACY POLICY

Published: October 14, 2026

This privacy policy explains how Colindigo Oy collects, uses, stores, and protects the personal data of its customers in its online store (holvi.com) in accordance with the European Union General Data Protection Regulation (GDPR).

1. Data Controller

  • Company Name: Colindigo Oy
  • Business ID (Y-tunnus): 3414256-8
  • Address: Paanakatu 6 E, 15150 Lahti, Finland
  • Email: info.colindigo@gmail.com
  • Phone: 045 141 6094

2. Personal Data Collected and Purpose of Processing

We only collect and process personal data that is necessary for fulfilling online store orders, maintaining customer service, and meeting statutory legal obligations.

The data collected includes:

  • Basic Information: First name, last name, company name (B2B clients), and business registration/VAT number.
  • Contact Information: Delivery address, billing address, email address, and phone number.
  • Order Details: Purchased products, order history, chosen delivery method, and payment method.
  • Technical Data (Website usage): IP address and cookie data (if marketing or analytical tags are accepted by the user).

Purposes of Processing:

  • Order processing, packaging, transit arrangements, and delivery fulfillment.
  • Billing, payment validation, and handling cancellations or product returns.
  • Customer relations and communication (e.g., automated order confirmations and answering inquiries).
  • Compliance with the Finnish Accounting Act and other regulatory or statutory duties.

3. Legal Basis for Processing

We process your personal data based on the following legal frameworks:

  1. Performance of a Contract: The processing of data is necessary to fulfill and deliver the products you order.
  2. Legal Obligation: We are required to store specific order history and invoicing data in compliance with the Finnish Accounting Act.
  3. Legitimate Interest: Maintaining and managing the standard commercial relationship with our customer base.
  4. Consent: The utilization of optional analytics and advertising identifiers (e.g., Meta Pixel or Google Analytics) relies strictly on your explicit consent given on the storefront.

4. Regular Disclosures and Transfers of Data

Colindigo Oy does not sell or rent customer data to third parties. We share information only with trusted third-party service providers essential to executing the transactions:

  • Payment Processor (Holvi): Holvi handles all payment data securely within its PCI-compliant hosting infrastructure.
  • Logistics Partners (e.g., Posti, Matkahuolto): Shipping couriers receive your name, address, and telephone number to fulfill transit routing and send automated pick-up notifications.
  • Accountant / Accounting Firm: Invoicing files are shared with our accountant for statutory bookkeeping obligations.
  • Analytics Tools (Google and Meta): If you consent to tracking cookies, website browsing habits are shared programmatically with Google Analytics and Meta Pixel to audit store layout efficiency.

Data is stored and processed primarily within the EU/EEA. If any of our technical partners (such as Google or Meta) move data outside the EU, we ensure appropriate safeguards are utilized, such as the EU's official Standard Contractual Clauses (SCCs).

5. Data Retention Period

We retain your personal information only as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this privacy policy:

  • Customer Account Profiles: Retained for the duration of an active commercial relationship.
  • Accounting Materials: Transaction receipts and invoices are stored for the period demanded by the Finnish Accounting Act (generally 6 years following the end of the calendar year in which the financial period closed).

6. Rights of the Data Subject

Under the GDPR framework, you possess the following rights regarding your personal records:

  • Right of Access: You can request a summary report detailing the personal records we hold about you.
  • Right to Rectification: You have the right to request changes to inaccurate or incomplete profiles.
  • Right to Erasure ("Right to be Forgotten"): You can ask us to purge your records, provided the data is no longer tied to legal hold requirements (such as the Accounting Act).
  • Right to Restrict or Object to Processing: You have the right to object to tracking variables or ask us to freeze how your data is active under specific circumstances.
  • Right to Lodge a Complaint: You maintain the right to register an official complaint with the Office of the Data Protection Ombudsman (www.tietosuoja.fi) if you believe we handle your data in violation of current regulations.

To exercise any of your rights, send a written request to info.colindigo@gmail.com.

7. Use of Cookies

We use cookies to maintain basic shopping cart functionalities and look into anonymized traffic behavior. You can block or adjust cookie settings inside your active web browser or via the native Holvi cookie consent banner. Disabling core cookies may cause the storefront checkout functionality to disrupt.

8. Data Security

Your personal details are guarded through technical and organizational parameters. The Holvi platform uses encrypted communication links (HTTPS), and data visibility inside Colindigo Oy is strictly restricted to personnel who require it to finalize packing orders, process refunds, or complete accounting files.