Päivitetty 5.10.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Mantella Oy käsittelee Asiainselvitystoimiston Holvi-verkkokaupan asiakkaiden ja yhteydenottajien henkilötietoja tilausten, maksujen ja palvelujen toteuttamisen yhteydessä. Seloste koskee myös yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja.
Mantella Oy vastaa omasta asiakas- ja tilaustietojen käsittelystään. Holvi käsittelee tietoja verkkokauppa-alustan tarjoajana ja omien palvelujensa yhteydessä, kuten jäljempänä kuvataan.
Jos käsittelemme toimeksiannossa asiakkaan omien asiakkaiden tai työntekijöiden henkilötietoja asiakkaan lukuun, käsittelystä sovitaan erillisellä henkilötietojen käsittelysopimuksella. Tämä seloste ei korvaa kyseistä sopimusta.
Mantella Oy / Asiainselvitystoimisto
Y-tunnus: 3347623-2
Verkkosivusto: https://asiainselvitystoimisto.fi
Sähköposti: maria@asiainselvitystoimisto.fi
Puhelin: 040 355 6577
Tietosuoja-asioista vastaa Maria Lella. Henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
nimi
puhelinnumero ja sähköpostiosoite
yrityksen nimi, Y-tunnus, asema yrityksessä ja muut tilauksen kannalta tarpeelliset yritystiedot
tilauksessa annetut osoite- ja laskutustiedot
ostetut palvelut, tilausnumero, tilauksen ajankohta ja hinta
maksun tila sekä maksamiseen, palautuksiin, peruutuksiin ja reklamaatioihin liittyvät tiedot
yhteydenottojen, viestien ja keskustelujen sisältö
ajanvarauksiin ja tapaamisiin liittyvät tiedot
tarjouksiin, sopimuksiin, toimeksiantoihin, laskutukseen ja asiakkuuteen liittyvät tiedot
asiakkaan meille toimittamat toimeksiannon toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot
muut henkilön itse meille antamat tiedot.
Älä lähetä tilauksen lisätiedoissa, sähköpostissa tai WhatsAppissa terveystietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja. Jos palvelun toteuttaminen edellyttää tällaisia tietoja, sovimme niiden tarpeellisuudesta ja turvallisesta toimittamisesta erikseen.
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
tilausten vastaanottaminen, käsitteleminen ja vahvistaminen
maksujen, peruutusten ja maksunpalautusten käsitteleminen
reklamaatioiden ja muiden tilaukseen liittyvien kysymysten hoitaminen
yhteydenottoihin vastaaminen
tapaamisten ja keskustelujen sopiminen
tarjousten laatiminen ja asiakassuhteen aloittaminen
toimeksiantojen ja sovittujen palvelujen toteuttaminen
asiakassuhteen hoitaminen, viestintä ja laskutus
lakisääteisten velvollisuuksien, kuten kirjanpito- ja verovelvoitteiden, täyttäminen
palvelujen ja asiakaskokemuksen kehittäminen
tietoturvan varmistaminen ja väärinkäytösten ehkäiseminen
Asiainselvitystoimiston palveluista kertominen ja suoramarkkinointi silloin, kun se on lain mukaan sallittua.
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteen mukaan seuraaviin perusteisiin:
Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet: käsittelemme tilauksen ja palvelun toteuttamiseen tarvittavat tiedot, kun henkilö ostaa palvelun omaan lukuunsa tai pyytää tarjousta.
Lakisääteinen velvoite: käsittelemme esimerkiksi kirjanpitoon ja verotukseen tarvittavia tietoja.
Oikeutettu etu: käsittelemme yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja tilausten ja asiakassuhteen hoitamiseksi. Oikeutettu etumme on myös yhteydenottoihin vastaaminen, palvelujen kehittäminen, tietoturvan ylläpitäminen sekä oikeuksiemme ja mahdollisten vaatimusten selvittäminen. Arvioimme käsittelyn tarpeellisuuden ja vaikutukset henkilön oikeuksiin.
Suostumus: pyydämme suostumuksen esimerkiksi sähköiseen markkinointiin silloin, kun laki sitä edellyttää. Muuta lain sallimaa suoramarkkinointia voidaan tehdä oikeutetun edun perusteella.
Ostaminen ei edellytä markkinointisuostumusta. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa.
Henkilötietoja saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään esimerkiksi:
Holvi-verkkokaupassa tilauksen tekemisen ja maksamisen yhteydessä
Holvin välittämistä tilaus- ja maksutiedoista
sähköpostitse, puhelimitse, WhatsAppissa tai sosiaalisen median kautta
ajanvarauksen yhteydessä
tapaamisissa ja asiakassuhteen aikana
sopimuksista, toimeksiannoista ja muista asiakkaan toimittamista aineistoista.
Tietoja voidaan saada myös julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä sekä ammatillisista sosiaalisen median palveluista.
Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.
Tietoja voidaan käsitellä tai luovuttaa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen:
Holville verkkokaupan, tilausten ja maksujen käsittelemistä varten
Microsoftin sähköposti-, tiedostontallennus- ja toimistopalveluille
Calendlylle ajanvarausten käsittelemistä varten
WhatsAppille, jos asiakas ottaa meihin yhteyttä WhatsAppissa
asiakkuudenhallinta-, laskutus-, kirjanpito- ja maksupalveluille
Mantella Oy kirjanpitäjälle, alihankkijoille tai muille toimeksiannon toteuttamiseen osallistuville tahoille
viranomaisille silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lakiin tai toimivaltaisen viranomaisen pyyntöön.
Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Mantella Oy lukuun tehtyjen sopimusten ja annettujen ohjeiden mukaisesti tai itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien tehtäviensä osalta.
Holvi toimii henkilötietojen käsittelijänä siltä osin kuin se käsittelee tietoja Mantella Oy puolesta verkkokauppa-alustan tarjoamiseksi. Holvi toimii myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä omassa tietosuojaselosteessaan kuvatun käsittelyn osalta. Lisätietoja: Holvin tietosuojaseloste.
Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Tällöin huolehdimme siitä, että henkilötietojen siirtämiselle on lainmukainen peruste. Siirto voi perustua esimerkiksi Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaviin täydentäviin suojatoimiin. Käytettävistä siirtoperusteista ja suojatoimista voi pyytää lisätietoja osoitteesta maria@asiainselvitystoimisto.fi. Holvin itsenäisenä rekisterinpitäjänä tekemät siirrot kuvataan Holvin omassa tietosuojaselosteessa.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen tai lakisääteisten velvollisuuksien kannalta.
Yhteydenottoja ja niiden sisältämiä henkilötietoja säilytetään sähköpostissa vain asian käsittelemisen kannalta tarpeellisen ajan, kuitenkin pääsääntöisesti enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta. Tarpeettomat viestit poistetaan.
Jos yhteydenotto johtaa tarjoukseen, toimeksiantoon tai asiakkuuteen, asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot voidaan tallentaa asiakas-, sopimus- ja laskutustietojen yhteyteen.
Asiakassuhteeseen ja toimeksiantoihin liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen mahdollisten vastuiden, vaatimusten tai oikeuksien selvittämiseksi. Tilauksiin ja maksuihin liittyviä kirjanpidon tositteita säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätöstä ja muuta kymmenen vuoden säilytysvelvollisuuden alaista kirjanpitoaineistoa säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Kaikkia asiakastietoja ei säilytetä näiden määräaikojen perusteella.
Holvi määrittelee itsenäisenä rekisterinpitäjänä käsittelemiensä tietojen säilytysajat omien velvoitteidensa ja tietosuojaselosteensa perusteella.
Suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja säilytetään niin kauan kuin markkinointi on asianmukaista tai kunnes henkilö vastustaa henkilötietojensa käyttämistä suoramarkkinointiin.
Teknisiä loki- ja tietoturvatietoja säilytetään vain tietoturvan, väärinkäytösten ehkäisemisen ja mahdollisten häiriöiden selvittämisen kannalta tarpeellisen ajan.
Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
Verkkokauppa toimii Holvin alustalla. Holvin alustan käyttämistä evästeistä, teknisten tietojen keräämisestä ja niitä koskevista valinnoista kerrotaan Holvin omissa tietosuoja- ja evästetiedoissa sekä alustan mahdollisessa evästevalinnassa.
Asiainselvitystoimiston omien verkkosivujen evästeet ja Google Analytics -asetukset eivät sellaisinaan koske Holvi-verkkokauppaa. Omien verkkosivujemme henkilötietojen käsittelystä kerrotaan sivuston tietosuojaselosteessa.
Jos sovimme palveluun liittyvän tapaamisen Calendlyn kautta tai hoidamme yhteydenpitoa WhatsAppissa, kyseinen palveluntarjoaja käsittelee tietoja oman roolinsa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Mantella Oy käsittelee saamiaan ajanvaraus- ja viestitietoja tämän selosteen mukaisesti.
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Tietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä tai sovitun toimeksiannon hoitamiseksi. Tietojen suojaamisessa käytetään muun muassa:
henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia
vahvoja salasanoja
monivaiheista tunnistautumista
käyttöoikeuksien rajaamista
asianmukaisesti suojattuja laitteita ja palveluja
tarpeettomien asiakastiedostojen turvallista poistamista.
Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
pyytää henkilötietojensa poistamista
pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
vastustaa henkilötietojen käyttämistä suoramarkkinointiin
peruuttaa antamansa suostumus
saada itse toimittamansa tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeus soveltuu kyseiseen käsittelyyn
tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Kaikki oikeudet eivät sovellu jokaiseen tilanteeseen. Oikeuksien toteutuminen riippuu muun muassa henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta.
Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen maria@asiainselvitystoimisto.fi. Pyynnön esittäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.
Jos henkilö katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojasäännösten vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Verkkosivusto: https://tietosuoja.fi
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi verkkokaupan, palvelujen, käytettävien järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla, ja selosteen alussa ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.