Tietosuojaseloste EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Päivitetty: 28.4.2026 1. Rekisterinpitäjä Porvoon kiipeilyseura Team Panic ry Y-tunnus: 1821644-0 Postiosoite: Teollisuustie 4, 06150 Porvoo Sähköposti: info@teampanic.fi 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Mari Birling Sähköposti: info@teampanic.fi Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä yllä mainittuun osoitteeseen. 3. Rekisterin nimi Team Panic ry:n jäsen-, asiakas- ja verkkokaupparekisteri. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Jäsenyyden hallinta: jäsenrekisterin ylläpito, jäsenmaksujen laskutus ja seuranta, jäsenviestintä Tilausten käsittely: verkkokaupasta tehtyjen tilausten käsittely, toimitus ja laskutus Kurssien, tapahtumien ja matkojen järjestäminen: ilmoittautumisten käsittely, osallistujalistat, tiedottaminen Asiakaspalvelu: kysymyksiin ja palautteeseen vastaaminen Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen: kirjanpito ja muut lakisääteiset vaatimukset Toiminnan kehittäminen: anonymisoidun datan analysointi seuran toiminnan parantamiseksi
Käsittelyn oikeusperusteena on:
Sopimus (tilauksen ja jäsenyyden täyttäminen) Yhdistyslain mukainen velvoite jäsenrekisterin pitämiseen (yhdistyslaki 503/1989, 11 §) Lakisääteinen velvoite (mm. kirjanpitolaki) Rekisteröidyn suostumus (mm. markkinointiviestintä) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (mm. seuran toiminnan järjestäminen ja kehittäminen)
Etu- ja sukunimi Syntymäaika (tarvittaessa, esim. ikäperusteisten ryhmien hallintaan) Yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite Jäsenyystiedot: liittymispäivä, jäsenyystyyppi, voimassaolo Maksutiedot: tilaus- ja maksuhistoria (Holvi käsittelee maksukorttitiedot, ne eivät tallennu Team Panic ry:lle) Tilaustiedot: tilatut tuotteet ja palvelut Alaikäisen huoltajan yhteystiedot (alaikäisten kohdalla) Kursseihin ja tapahtumiin liittyvät tiedot (esim. taso, terveystiedot tarvittaessa) Mahdolliset markkinointilupatiedot
Holvi Payment Services Oy: maksutapahtumien ja verkkokaupan teknisen toteutuksen osalta Suomen Kiipeilyliitto ry: täysjäsenyyden ja kiipeilyvakuutuksen osalta (jäsenyyteen sisältyvä Pohjola Sporttiturva -vakuutus) Tilitoimisto / kirjanpitäjä: kirjanpidon hoitamiseen tarvittavin osin Viranomaiset: lain niin vaatiessa
Tietoja ei myydä tai luovuteta markkinointitarkoituksiin ulkopuolisille. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään esimerkiksi käytettävien palveluntarjoajien kautta, siirto tapahtuu tietosuoja-asetuksen mukaisesti asianmukaisin suojatoimin (esim. EU-komission vakiosopimuslausekkeet). 9. Henkilötietojen säilytysaika Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten kannalta:
Jäsentiedot: jäsenyyden voimassaolon ajan ja kohtuullisen ajan sen jälkeen (esim. seurahistoriaa varten) Tilaustiedot ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain edellyttämä aika (kuusi vuotta tilikauden päättymisestä) Markkinointiluvat ja vastaavat suostumukset: kunnes suostumus peruutetaan
Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot poistetaan asianmukaisesti. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisessä muodossa olevat tiedot on suojattu salasanoin ja käyttöoikeuksin. Pääsy tietoihin on vain seuran toiminnasta vastaavilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen. Verkkokaupan tekninen toteutus ja maksuliikenne hoidetaan suojattujen yhteyksien (SSL/TLS) yli. Maksupalveluntarjoaja Holvi vastaa maksutapahtumien tietoturvasta omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain tehtäviensä hoitamiseksi sitä tarvitsevilla henkilöillä. 11. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus:
Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä Tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot Vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista Vaatia tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), kun käsittelylle ei ole laillista perustetta Rajoittaa tietojen käsittelyä laissa säädetyissä tilanteissa Vastustaa tietojen käsittelyä esimerkiksi suoramarkkinointiin Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
Pyynnön voi tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@teampanic.fi. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa. Mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asetuksen mukaista, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). 12. Evästeet Verkkokaupan alusta (Holvi) voi käyttää evästeitä palvelun toiminnan ja käyttäjäkokemuksen varmistamiseksi. Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia selaimensa asetuksista. Lisätietoja Holvin evästekäytännöistä löytyy Holvin omilta sivuilta. 13. Tietosuojaselosteen muutokset Team Panic ry pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Voimassa oleva versio löytyy aina verkkokaupan sivuilta. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille soveltuvalla tavalla.