Tietosuojaseloste

Tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 27.3.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.

1 Rekisterinpitäjä

Viinikerho Baccus ry (jäljempänä Baccus) KY-talo, Pohjoinen Rautatiekatu 21 B, 00100 Helsinki

2 Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Markus Huuhtanen markus.huuhtanen@aalto.fi

3 Rekisterin nimi

Viinikerho Baccus ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää Baccuksen jäsenien yhteystietoja.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan, tapahtumasta riippuen, seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Korkeakoulu
• Kerhon jäsenyys
• Puhelinnumero
• Erityisruokavaliot
• Vaihtuva tapahtumakohtainen lisätieto

Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla.

7 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääasiassa vain Baccuksen hallituksen jäsenillä voi olla käyttöoikeus rekistereihin, mutta erikoistapauksessa (esimerkiksi yhteistapahtumassa jonkin muun tahon kanssa) tapahtumien ilmoittautumisrekisterin tietoja saatetaan jakaa myös kolmannelle osapuolelle, mikäli se on tapahtuman järjestämisen kannalta välttämätöntä. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Baccuksen omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Baccuksen vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10 Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan noin kaksi viikkoa tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.