REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Tilaustietojen rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kiintymysvanhemmuusperheet ry Sähköposti: info(ät)kiintymysvanhemmuus.fi Yhteyshenkilö: Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n tietosuojavastaava Noora Alanko

1. Rekisteröidyt

Tilaustietojen rekisterissä käsitellään Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n kannatustuotteita tilanneiden tietoja.

1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Tilaustietojen rekisterin käyttötarkoituksena on tilattuihin tuotteisiin liittyvän toimitusprosessin loppuunsaattaminen, laskutus, yhdistyksen kirjanpidon ja tilintarkastuksen hoitaminen ja yhdistyksen tuotemyynnin seuraaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu tilaajan perustietojen, tilattujen tuotteiden ja laskutuksen osalta Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n ja tilaajan välisen kauppasopimuksen täytäntöönpanoon. Yhdistyksen tilitapahtumien, kirjanpidon ja tilintarkastuksen hoitaminen perustuu yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen. Yhdistyksen tuotemyynnin seuraaminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tuotemyyntien seurantaan ei kerätä ketään yksilöitäviä tietoja, vaan pelkästään tilaajan tekemästä tilauksesta poimittu tuotteiden tilauspäivämäärä, nimike ja kappalemäärä. Seurantatietoihin merkitään, onko tilaus maksettu, noudettu, lähetetty tai palautettu. IP-osoitteen tallentuminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun, sillä mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin.
4. Käsiteltävät henkilötiedot

Tilaustietojen rekisterissä käsitellään tilaajan henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Tilausajankohta
• Tilaajan nimi
• Tilaajan osoite
• Tilaajan sähköpostiosoite
• Tilaajan tilaamat tuotteet ja niiden hinta
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
• Maksutapahtuman status

• Toimituksen status

• Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään tilaajalta itseltään. 6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tilaustietojen rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä koskee salassapitovelvollisuus.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

1. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja luovutetaan verkkokaupan palveluntarjoajalle tilaukseen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja luovutetaan myös yhdistyksen käyttämälle pankille, kirjanpitäjälle ja tilintarkastajalle.

Yhdistys on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia.

1. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kiintymysvanhemmuusperheet ry käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös sähköposti- ja pilvipalveluja, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Nämä palvelut toteuttavat EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

1. Henkilötietojen säilytysaika

Tilaustietojen rekisterin henkilötiedot säilytetään kalenterivuoden loppuun asti. Verkkokaupan palveluntarjoaja säilyttää tietoja omassa rekisteriselosteessaan määrittelemänsä ajan.

Kirjanpidon ja pöytäkirjojen säilytysajoissa noudatetaan niitä koskevaa lainsäädäntöä.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Tuotteiden tilaajalla on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että tilaaja on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Kiintymysvanhemmuusperheet ry:lle, Kiintymysvanhemmuusperheet ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja tilaajan suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Tilaajan tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Kiintymysvanhemmuusperheet ry voi pyytää tilaajaa tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella tilaajalla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa tilaajan asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli tilaaja katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

1. Yhteydenotot

Tilaajan oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaava Hanna Hongistolle osoitteeseen jasenet(ät)kiintymysvanhemmuus.fi.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.1.2019.