SCROLL DOWN FOR PRIVACY POLICY IN ENGLISH

Tietosuojaseloste Tmi Anna Saarikivi

Julkaistu 5.10.2020

Tmi Anna Saarikivi, Y-tunnus 3158762-5

anna@annasaarikivi.fi

+358 40 708 5087

Käyntiosoite: Pohjoiskaari 34 B 204, 00200 Helsinki

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Olen Anna Saarikivi, kuvataiteilija. Myyn itse valmistamiani alkuperäisiä taideteoksia yksityisenä ammatinharjoittajana toiminimellä Tmi Anna Saarikivi.

Käsittelen asiakkaideni eli minulta taideteoksia ostaneiden henkilöiden henkilötietoja.

Asiakkaiden henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• tilausten käsittely

• yhteydenotto taideteoksen ostajaan taiteilijan luoksepääsyoikeuden turvaamiseksi (jos taiteilijalla on esimerkiksi tarve päästä kuvaamaan taideteoksensa)

• sähköpostimarkkinointi (esim. tulevista näyttelyistä tai uusista teoksista tiedottaminen; vain asiakkaan suostumuksella)

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEN

Kerään ja tallennan asiakkaistani seuraavia henkilötietoja:

• nimi

• osoitetiedot

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• yrityksen nimi ja y-tunnus

TIETOLÄHTEET

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on asiakkaan ja myyjän välinen sopimus ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet.

Sähköpostimarkkinointilistan tietojen osalta käsittelyn oikeusperusteena on asiakkaan antama suostumus.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA LUOVUTUS

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Asiakkaiden henkilötietoja hallinnoi ja käsittelee yksin Anna Saarikivi, eikä muilla henkilöillä ole pääsyä tietoihin.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville kolmansille osapuolille seuraaviin tarkoituksiin:

• kuljetusyritys, joka kuljettaa tilauksen asiakkaalle

• tilitoimisto, joka kirjaa Tmi Anna Saarikiven kirjanpidon

• tilintarkastaja, joka tarkastaa ko. kirjanpidon

Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa viranomaisille lain edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja ei koskaan luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Art by Anna Saarikivi -verkkokauppa toimii Holvi Payment Services Ltd:n tarjoamalla verkkokauppa-alustalla. Verkkokauppa-alustan käyttöön liittyen Holvi ja sen valtuuttamat kolmannet osapuolet voivat kerätä ja tallentaa asiakkaan tietoja. Holvin tietosuojaselosteeseen voi tutustua täällä.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS JA SÄILYTYS

Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään vahvalla salasanalla suojatussa pilvipalvelussa. Sähköpostitse käytyä asiakaskirjeenvaihtoa säilytetään sähköpostiarkistossa vahvan salasanan takana. Vain Anna Saarikivella on pääsy tietoihin.

Tietoteknisissä laitteissani on aina voimassa oleva virusturva ja pidän tietoturvallisuudestani asianmukaista huolta, jotta asiakkaiden henkilötiedot pysyisivät turvattuina.

Asiakastietoja säilytetään kirjanpitovelvollisuuden vaatimusten mukaisesti vähintään kuuden vuoden ajan ostotapahtuman jälkeen. Tallennetut henkilötiedot käydään vuosittain läpi ja vain tarpeelliset tiedot säilytetään.

Kuvataiteilijana minulla on myynnin jälkeinen luoksepääsyoikeus taideteoksiini, jos se on välttämätöntä taiteellisen työskentelyni tai taloudellisten oikeuksieni turvaamiseksi. Tämän oikeuteni käyttämisen mahdollistamiseksi säilytän arkistossani taideteosteni ostajien nimi- ja yhteystietoja. Näitä tietoja ei käytetä mihinkään muihin tarkoituksiin, eikä niitä ikinä jaeta kolmansille osapuolille.

Sähköpostimarkkinoinnin sallineiden asiakkaiden nimi- ja sähköpostitietoja säilytetään tätä tarkoitusta varten niin kauan kuin asiakas sen hyväksyy. Asiakas voi kieltää sähköpostimarkkinoinnin missä tahansa vaiheessa.

ASIAKKAAN OIKEUDET

Asiakkaalla on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyyn liittyen:

• oikeus tietää mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu

• oikeus tietää miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käsitellään

• oikeus virheellisten, epätarkkojen ja puutteellisten henkilötietojen oikaisemiseen

• oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista

• oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista

• oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

• oikeus siirtää henkilötietosi toiselle organisaatiolle

• oikeus olla joutumatta perusteetta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

• oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Privacy policy for Tmi Anna Saarikivi

published 5.10.2020

Sole proprietor Anna Saarikivi, Finnish business ID 3158762-5

anna@annasaarikivi.fi

+358 40 708 5087

Visiting address: Pohjoiskaari 34 B 204, 00200 Helsinki, Finland

PURPOSE OF PROCESSING PERSONAL DATA

I’m Anna Saarikivi, a fine artist. I sell my original artworks as a sole proprietor under the business name Tmi Anna Saarikivi.

I process personal information from my clients who buy my artworks.

The gathered personal information can be used for:

• handling orders

• contacting buyers to ensure the right of the artist to access their artwork (if the artist for example has the need to photograph their artwork for a catalog)

• for sending marketing emails (eg. notifying old clients about upcoming exhibitions or new artworks; only with customer consent)

WHAT PERSONAL DATA IS PROCESSED

The following client information might be processed:

• name

• address

• phone number

• email address

• company name and business id

SOURCE OF INFORMATION

All personal information is supplied by the customer. The legal basis for processing customers’ personal data is the contract between artist and client for the sale of an artwork, and the liabilities resulting from that contract.

For the marketing email list, the legal basis of processing data is the customer’s consent.

DATA PROCESSING AND SHARING

All personal information is processed confidentially. The information is managed by Anna Saarikivi alone, and other people do not have access to the information.

Personal data can be shared with the following third parties for the following purposes:

• necessary delivery information for postal and delivery services to enable shipping of orders

• information on sales for accounting firm(s) that handle for bookkeeping on behalf of Tmi Anna Saarikivi

Customers’ personal data might be shared with official authorities in case of requests based on a lawsuit or prosecution.

Information will never be shared outside the EU.

The web shop Art by Anna Saarikivi is operated on a web shop platform by Holvi Payment Services Ltd. Holvi and any third parties authorized by Holvi might collect and store information about site visitors and web shop customers. You can read the Holvi privacy policy here.

DATA PROTECTION AND STORAGE

All personal information is stored in a cloud service protected by a strong password. Client email registry is stored in an email archive behind a strong password. Only Anna Saarikivi has access to this information.

All devices used for accessing this information are always protected with up-to-date antivirus solutions. I keep proper care of my information security in order to keep my customers’ personal data safe.

Client data is stored for at least six years after the purchase, in accordance with laws regulating accounting obligation. Stored information is gone through annually and only relevant information is kept.

As an artist I have the right to access my artworks after selling if it is necessary for my artistic work or in order to safeguard my financial rights. To ensure this right I keep an archive of the names and contact details of the buyers of my artworks. This information is not used for any other purpose and never shared to third parties.

If the customer has consented to email marketing, name and email address details are kept for as long as the consent lasts. Clients can opt out from email marketing at any point in time.

CUSTOMERS' RIGHTS

Consumers have the following rights regarding data processing:

• the right to check their personal data

• the right to know how and for what purpose their data is processed

• the right to demand rectification of their data

• the right to ask for their data to be erased

• the right to restrict processing

• the right to object processing

• the right to data portability

• the right to not be subjected to unnecessary automated decisionmaking

• the right to file a complaint to a data protection supervisor