Tietosuojaseloste

(päivitetty 24.05.2020)

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen tietosuojaseloste.

Rekisterin pitäjä

SoundByNature Oy Huvilakatu 9 A 00150 HELSINKI Puh. 044 513 8321

Sähköposti: info (at) soundbynature.com y-tunnus 2753011-6

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Sanni Orasmaa

Rekisterin nimi

SoundByNaturen asiakasrekisteri.

Rekisterin tietolähteet ja oikeusperusteet

SoundByNature Oy kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Henkilötiedot kerätään pääasiallisesti rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn edustamalta yhtiöltä toimeksiannon vastaanottamisen ja toimittamisen yhteydessä. Lisäksi rekisteriin kerätään verkkopalvelun käytön aikana rekisteröityneestä käyttäjästä tallentuneita palvelun käyttöä koskevia tietoja. Rekisteriä kerätään verkkosivuston, verkkosivujen lomakkeiden, verkkokalenterin, verkkokaupan sekä tarvittaessa markkinoinnin kautta. Tietoja kerätään soveltuvin osin myös Väestörekisterikeskuksen, Liikenteen turvallisuusviraston sekä eri luottotietoyhtiöiden rekistereistä.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti SoundByNature Oy:n ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tuntemista koskeviin velvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisiin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu SoundByNature Oy:n oikeutettuun etuun.

Luotto- ja rahoituspäätökset perustuvat pääsääntöisesti automatisoituihin päätöksentekomalleihin, jossa käytetään henkilötietoja sekä luotto-, viranomais- ja muista rekistereistä saatuja tietoja.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät toimeksiantoon, SoundByNature Oy ei voi panna täytäntöön rekisteröidyn ja Yhtiön välistä sopimusta eikä näin ollen ottaa vastaan tai suorittaa toimeksiantoa.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteröidyn henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

*asiakaspalveluun

*asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen

*tilausten ja toimeksiantojen hallinnointiin

*laskutukseen

*luottotietojen tarkistukseen

*tiedotukseen

*tuntien seurantaan

*opetuksen suunnitteluun

*tilausten toimittamiseen

*vapaista tunneista tai kurssipaikoista ilmoittamiseen

*palveluiden ja tuotteiden kehittämiseen

*markkinointiin

*verkkosivustovierailujen seurantaan ja analysointiin

*lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen ja riskien hallintaan

*väärinkäytösten valvontaan

Asiakastietojen jakaminen ja käsitteleminen

Henkilötietoja ei jaeta kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin tai muihin vastaaviin selvityksiin. Asiakastietoja käsitellään kuitenkin kolmansien osapuolten sovelluksissa, joita ovat Acuity Schduler -verkkokalenteri, Holvi Oy:n laskutusohjelma ja iZettlen tai SumUpin korttimaksuohjelmat sekä Holvin verkkokauppa. Lisäksi osaa asiakastiedoista säilytetään kolmansien osapuolten pilvipalveluissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita SoundByNaturen ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Täydellistä asiakasrekisteriä pääsevät käyttämään ja muokkaamaan ainoastaan SoundByNature Oy:n kouluttajat. SoundByNature Oy voi kuitenkin tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Alihankkijoille annetaan vain sellaista tietoa, joka on olennaista heidän työnsä hoitamisen kannalta.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavat tahot:

Studio Sanni Orasmaa, SoundByNature Oy:n toimeksiantojen hallinnointi ja laskutus

Arvato Finance, SoundByNature Oy:n luotto- ja rahoituspäätökset, laskutus, rahoitus ja perintä

Visma, sähköisesti allekirjoitettavien sopimusten hallinnointi

Luottotietoyhtiöt, ATJ ja VRK, asiakastietojen haku

MST yhtiöt, SoundByNature Oy:n kirjanpito

Laskujen perintä sekä osamaksusopimukset on ulkoistettu Innovoice Oy:lle, joten Innovoice Oy käsittelee näin ollen SoundByNature Oy:n asiakkaiden laskutustietoja. Luotollisissa kausiasiakassopimuksissa asiakkaan luottotiedot tarkistetaan Innovoicen järjestelmien kautta, jolloin henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat myös Arvato Finance, Luottotietoyhtiöt ATJ ja VRK sekä Visma soveltuvin osin. Tarkempia tietoja Arvaton henkilötietojen käsittelystä ja oikeuksistasi tietojenkäsittelyn yhteydessä löydät osoitteesta https://www.arvato.com/fi-fi/tietoa-arvatosta/henkiloetietojen-kaesittely.html. Asiakas antaa erikseen suostumuksensa luottotietojen tarkistamiseen ilmoittautuessaan kausiasiakkaaksi, mikäli tämä haluaa maksaa kausimaksunsa erissä. SoundByNature Oy toimii laskutuspalveluun tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä ja vastaa siitä, että rekisteröityjen yksityisyys on suojattu ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Rahoitus- ja osamaksukaupassa rekisteröidyn tiedot luovutetaan rahoitusyhtiölle, joka toimii myönnettyjen rahoitus ja osamaksukauppojen osalta rekisterinpitäjänä.

Lisäksi SoundByNature Oy:n kirjanpitäjällä (MST yhtiöt) on pääsy SoundByNature Oy:n laskutustietoihin, mutta kirjanpitäjällä on ehdoton salassapitovelvollisuus kaikissa asiakkuuksiin liittyvissä asioissa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa, hätätilanteissa tai muissa tilanteissa ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi tai mikäli SoundByNature Oy on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli SoundByNature Oy on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä voi se luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan rekisteröidylle asianmukaisesti tarvittaessa.

Rekisterin sisältämät tiedot

Vieraillessaan SoundByNature Oy:n sivustolla, ottaessaan yhteyttä SoundByNatureen, ilmoittautuessaan kausi- tai kurssiasiakkaaksi, tilatessaan SoundByNaturen verkkokaupan tuotteita tai varatessaan kertatunteja SoundByNaturen verkkokalenterista, henkilöstä tallennetaan tietoja eri tavoin riippuen asiakkuuden laadusta. Asiakkaista tallennetaan vain olennaisimmat tiedot, jotka vaikuttavat mm. yhteydenpitoon, laskutukseen sekä varsinaiseen opettamiseen.

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

*Henkilön nimi: opetettavan henkilön yksilöintiä ja laskutusta varten, lahjakortin yksilöintiä varten

*Henkilön yhteystiedot: laskutusta ja yhteydenpitoa varten

*Henkilön syntymävuosi: Yhtiön toiminnassa on alaikäraja ja alaikäiset pääsevät tunneille ainoastaan huoltajan suostumuksella. Tieto asiakkaan iästä kysytään myös opetussyistä, sillä eri ikäisillä voi olla erilaisia haasteita äänenkäytön osalta.

*Henkilön huoltaja: kysytään alaikäisten asiakkaiden kohdalla. Yhteydenpito tapahtuu pääasiassa huoltajan kanssa, ellei erikseen ole muuta sovittu.

*Henkilön ammatti: tämä tieto kysytään opetuksen suunnittelua varten. Ammatilla on yhteys mm. äänenkäytön ongelmiin, ja ammatin tuomat äänenkäytölliset haasteet otetaan huomioon opetuksessa. Tieto tulee ainoastaan kouluttajan käyttöön.

*Henkilön syntymäaika ja sotu: tätä tietoa kysytään ainoastaan, mikäli henkilö haluaa tehdä luotollisen sopimuksen kanssamme.

*Tilaus- ja laskutustiedot, jotka ovat kirjanpidon todistusaineistoa.

*Tuntien ajankohdista säilyvät tiedot ovat todistusaineistoa siitä, että SoundByNature on toteuttanut oman osuutensa sopimuksesta, koska tunnit maksetaan ennakkoon. Lisäksi ne toimivat osana kirjanpitoaineistoa (laskutusperuste). Näiden tietojen säilyttäminen on olennaista epäselvyyksien välttämiseksi.

*Alkukyselyvastaukset ovat asiakkaan perustietoja, joiden perusteella suunnitellaan opetusta. Alkukyselyssä kysytään mm. aikaisempaa äänenkäyttöhistoriaa, äänenkäytön haasteita sekä mahdollisia perussairauksia, jotka vaikuttavat äänenkäyttöön sekä omia toiveita ja tavoitteita. Alkukyselyvastaukset tulevat ainoastaan kouluttajan tietoon.

*Palautekyselyiden vastausten perusteella mm. kehitetään yrityksen toimintoja sekä opetusta edelleen paremmiksi. Palautekyselyiden vastauksia voidaan käyttää myös markkinointitarkoituksiin, mikäli asiakas on erikseen antanut tähän luvan palautteessaan. Palautekyselyistä voidaan myös tehdä tilastollista analyysiä kursseista. Lisäksi palautekyselyihin vastanneet voivat osallistua ilmaisen tunnin arvontaan, mikäli ilmaisevat tähän suostumuksensa palautteessaan.

*Sähköpostikirjeenvaihto säilytetään, jotta sovituista asioista on kirjallista todistusaineistoa.

*Tunnistautumis- ja käyttötiedot: näitä tietoja tallentuu automaattisesti Yhtiön palveluntarjoajien toimesta mm. kotisivuille ja verkkokalenteriin. SoundByNature Oy kerää automaattisesti tietoa evästeiden ja muiden verkkoanalyysityökalujen kuten Google Analyticsin avulla sivuston parantamiseksi. Google Analyticsin tiedot menevät Googlelle Yhdysvaltoihin, ja aiheesta löytyy lisää tietoa täältä. Yksittäisen kävijän henkilötietoja ei selvitetä sivuston käytön analyyseissä, vaan tiedot ovat tilastotietoa, joiden perusteella SoundByNature Oy parantaa sivuston käytettävyyttä.

*Uutiskirjelista: Liittyessään uutiskirjeen postituslistalle asiakas ilmoittaa halukkuutensa saada sähköposti- tai tekstiviesti-ilmoituksia peruutusajoista tai tulevista ilmoittautumisista. Uutiskirjelistalla olevista asiakkaista kerätään seuraavat yhteydenpidon sekä opetuksen kannalta olennaiset tiedot: henkilön nimi, mahdollinen huoltajan nimi, opetukseen tulevan syntymävuosi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Uutiskirjelistalle ilmoittautuneelle ei lähetetä muuta postia eikä tämän henkilötietoja jaeta kolmansille osapuolille tai muihin sovelluksiin. Uutiskirjelistan osalta noudatetaan myös kohtuullisuutta ilmoituksissa: asiakkaille lähetetään viestejä peruutusajoista maksimissaan kerran viikossa. Uutiskirjelistalta pääsee koska tahansa pois ilmoittamalla siitä SoundByNaturelle.

Rekisterin suojaus

SoundByNature Oy käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus. Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen. Lisäksi Yhtiö varmistaa, että pääsy rekisteritietoihin on vain henkilöillä ja tahoilla, jolla on toimenkuvansa suorittamiseen kannalta tarve tai oikeus käsitellä henkilötietoja. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on työsopimuslain tai sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

SoundByNature Oy säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään, tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi. Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä alla olevan taulukon mukaisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

*SoundByNature Oy:n kirjanpitoon liittyvässä aineistossa tietoja säilytetään 6 vuotta

*Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite 2 vuotta

*Kyselyt ja palautteet 2 vuotta

*Tilaus-, työ-, sopimus- ja maksutiedot sekä mahdollisia tietoja työn kohteesta 2 vuotta

*Luottotiedot: asiakkaan rating, maksuhistoria 48 tuntia

*Työsuhdetiedot: työnantajatiedot, palkkatiedot 2 vuotta

*Google Analytics -tiedot: 26 kk

Tietojen tuhoaminen

SoundByNature Oy Oy pitää huolta siitä, että tarpeettomat tai vanhat asiakastiedot tuhotaan asianmukaisesti niin, etteivät tiedot päädy vääriin käsiin.

Tarkastus- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, nähdä itseään koskevat tiedot sekä pyynnöstä saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa tai siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista, vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn sekä tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten. Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

Tarkastus-, muutos- tai poistopyyntö tulee suorittaa seuraavilla vaihtoehtoisilla tavoilla:

1) Sähköpostitse osoitteeseen info (at) soundbynature.com. Henkilöllisyyden todistamiseksi tarkastuspyyntö on tehtävä samasta sähköpostiosoitteesta, kuin millä asiakas on rekisterissä. Vaihtoehtoisesti henkilöllisyys on todistettava muilla tavoin.

2) Ennalta sovittu käynti SoundByNaturen toimipisteessä. Tällöin rekisteröidyn tulee näyttää oma henkilöllisyystodistuksensa käynnin yhteydessä.