Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste kuvaa, miten Litigate.finland Oy/rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja: mitä henkilötietoja keräämme, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa sekä miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan rekisterinpitäjän tuottamien palveluiden yhteydessä tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn sekä markkinointiin, asiakas- ja koulutustilaisuksiin ja muihin tapahtumiin sekä verkkopalveluihimme. Tietosuojaselostetta sovelletaan lisäksi yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötietojen käsittelyyn.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä. Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä kansalliseen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Lisäksi noudatamme Lakia luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista (17.6.2011/715) sekä Suomen Asianajajaliiton hyvää asianajajatapaa.

Rekisterinpitäjä

Litigate.finland Oy (3253002-2), asiakaspalvelu@litigate.fi

Henkilötiedot

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilön voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty. Keräämme vain tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Tietolähteet

pääasiallisesti henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä esimerkiksi tarjouksen tekemisen tai toimeksiantosopimuksen solmimisen yhteydessä, toimeksiannon hoitamisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana, markkinoinnin yhteydessä, verkkosivujen lomakkeiden kautta tai yhteydenottopyyntöjen yhteydessä. Toimeksiantojen hoitamisen yhteydessä asiakkaamme ja päämiehemme sekä muut tahot voivat toimittaa Rekisterinpitäjälle myös toimeksiantoihin liittyvien muiden henkilöiden henkilötietoja. Toimeksiannon avaamisen yhteydessä voidaan lainsäädännön niin edellyttäessä kerätä henkilötietoja myös asiakkaan poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsenestä tai yhtiökumppanista.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii, yhteisön verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä. Lisäksi henkilötietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Digi- ja väestötietovirastosta, kaupparekisteristä, Suomen Asiakastiedosta, Yritystietojärjestelmästä ja luottotietoyhtiöiden luottotietorekistereistä tai muista vastaavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä sekä yhteistyökumppaneiltamme.

Käsittelemme henkilötietoja muun muassa seuraavia tarkoituksia varten:

toimeksiantojen avaaminen sekä hoitaminen ja muiden palveluiden tuottaminen

asiakasviestintä ja muu asiakassuhteen hoitamiseen liittyvä toiminta, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt ja asiakastutkimukset sekä muu asiakas- ja sidosryhmäviestintä

koulutusten, asiakastilaisuuksien ja muiden tapahtumien järjestäminen joko Lexian toimesta taikka yhdessä yhteistyökumppaneidemme kanssa

palveluiden ylläpito, kehittäminen ja laadunvarmistaminen

markkinointi mukaan lukien suoramarkkinointi sekä markkinoinnin kohdentaminen

lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen esimerkiksi liittyen rahanpesua ja terrorismin rahoittamista koskevaan lainsäädäntöön, verolainsäädäntöön ja muun luvanvaraista ammatinharjoittamista koskevan sääntelyn velvoitteisiin

riskienhallinta ja väärinkäytösten estäminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste riippuu siitä, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään.

Sopimus

Toimeksiantojen ja muiden palveluiden tilaamisen osalta yksityisasiakkaan henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde tai sen valmistelu.

Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittely esimerkiksi asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakasviestintään ja markkinointiin, tapahtumiin, liiketoiminnan suunnitteluun, raportointiin, analytiikkaan ja riskienhallintaan liittyen perustuu Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Lisäksi toimeksiantojen hoitamisen osalta yhteisöasiakkaamme edustajan sekä muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilötietojen käsittely voi perustua myös Rekisterinpitäjän ja yhteisöasiakkaamme oikeutettuun etuun perustuen henkilön asemaan kyseisessä yhteisössä.

Kun käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille, ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.

Lakisääteiset velvoitteet

Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin esimerkiksi siltä osin kuin kyse on oikeudenkäyntiä koskevien velvoitteiden, kuten toimeksiantomateriaalin säilytysvelvoitteen, noudattamisesta. Lisäksi esimerkiksi kirjanpitovelvoitteet ja asiakkaan tuntemista koskevat velvoitteet edellyttävät henkilötietojen säilyttämistä.

Suostumus

Kun sähköinen suoramarkkinointi ei perustu oikeutettuun etuun, pyydämme siihen rekisteröidyn suostumuksen. Jos käsittelemme erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, kuten tietoa ruokavaliosta, käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Lisäksi henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos niitä tarvitaan oikeudenkäyntiin tai muuhun oikeudelliseen menettelyyn. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, poistamme henkilötiedot rekisteristämme kohtuullisessa ajassa.

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön mukaisia asiakkaan tuntemistietoja säilytetään pääsääntöisesti 5 vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä.

Yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Rekisterinpitäjän suuntaan. Poistamme henkilötiedot kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä, mikäli kyse ei ole toimeksiantomateriaaleihin tai toimeksiantosopimuksiin liittyvistä henkilötiedoista, taikka ellei henkilötietoja tarvitse säilyttää lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Koulutus- ja asiakastapahtumiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti vuoden ajan kyseisestä tapahtumasta.

Sähköistä suoramarkkinointia varten säilytämme tarpeellisia henkilötietoja toistaiseksi, ellei vastaanottaja ole perunut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kieltänyt sähköistä suoramarkkinointia.

Henkilötietojen käsittelyyn annettuja suostumuksia ja kieltoja säilytetään niiden voimassaoloajan ajan, useimmiten toistaiseksi.

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön mukaisesti. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan kolmansille osapuolille hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa esimerkiksi omaisuuden suojaamiseksi. Henkilötietoja voidaan myös joutua luovuttamaan, mikäli olemme osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa oikeudellisissa menettelyissä. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa perintäyhtiöille, luottotietoyrityksille ja muille vastaaville tahoille laskutukseen ja saatavien perintään liittyen.

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten IT-toimittajia, tapahtumanjärjestäjiä ja kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia.

Annamme pyydettäessä lisätietoja henkilötietojen käsittelijöistä ja muista vastaanottajista.

Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä, mutta niitä voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella.

Turvallisuus

Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien henkilötietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, kuten palomuuria, salaustekniikoita ja turvallisia laitetiloja sekä ohjeistamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä ja alihankkijoita.

Painetussa muodossa olevat asiakirjat ja alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirja-aineistot pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on lainsäädännön ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella salassapitovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus henkilötietojen oikaisuun ja oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Huomioithan, että mikäli henkilötietoja säilytetään esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, ei poistopyyntöön voida suostua.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, rajoitamme tietoihin pääsyä.

Oikeus henkilötietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus henkilötietojen siirtämiseen koskee lähtökohtaisesti henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama suostumus tai sopimus, ja joiden käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Huomioithan, että suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta suoritettuun henkilötietojen käsittelyyn.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttaminen

asiakaspalvelu@litigate.fi

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainsäädännön vastaisesti. Pyydämme kuitenkin ensisijaisesti olemaan yhteydessä meihin, mikäli sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä.