REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Kotiko Design tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Luotu 8.3.2023. Päivitetty: 9.3.2023

1. Rekisterinpitäjä Kotiko Design, 3245319-4 Ropakkokuja 3, 01800 Klaukkala www.kotikodesign.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö Aino Heikkilä, Kotiko Design info@kotikodesign.fi

3. Rekisterien nimet Kotiko Design asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on suostumus tai sopimus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen palvelujen toteuttaminen asiakas- ja kävijätapahtumien varmentaminen asiakaspalvelun, toiminnan ja sivustojen kehittäminen jälleenmarkkinointi käyttäen Metan, Googlen ja sähköpostimarkkinointiin tarkoitettuja työkaluja tuotteiden ja palvelujen markkinointi sekä tietojen tilastointi ja analysointi

5. Rekisterin tietosisältö Rekisteri koostuu yllä mainitun sivuston, puhelimitse, maksuttomien oppaiden tilaamisen, uutiskirjeen tilaamisen, yhteydenottolomakkeiden ja sosiaalisen median kautta sekä sähköpostitse tulleiden yhteydenottojen tiedoista, sekä erilaisten tuotteiden ja palvelujen ostamisen kautta postituslistalle liittyneistä käyttäjistä. Asiakasrekisteri koostuu kahdesta rekisteristä: Rekisteri asiakkaista sisältää asiakkaan nimen, yrityksen nimen ja y-tunnuksen, sähköpostin, puhelinnumeron sekä sopimus-, tilaus- ja laskutustiedot. Rekisteri uutiskirjeen tilaajista sisältää asiakkaan etu- ja sukunimen ja sähköpostin. Uutiskirjeen tilaaja voi milloin tahansa muuttaa ja täydentää omia tietojaan jokaisen uutiskirjeen mukana olevasta linkistä.

6. Tietojen hankinta Asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakkaalta sopimuksen syntymisen yhteydessä. Asiakasrekisterin tietoja hankitaan yllä mainitulta sivustolta, puhelimitse, ilmoittautumalla webinaareihin, maksuttomien oppaiden ja uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä, yhteydenottolomakkeiden ja sosiaalisen median kautta sekä sähköpostitse tulleiden yhteydenottojen tiedoista, erilaisten tuotteiden ja palvelujen ostamisen kautta postituslistalle liittyneistä käyttäjistä ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säilytysaika Kotikodesign.fi -sivuston asiakastiedot ovat luottamuksellisia eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille missään tilanteessa. Rekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Asiakastietoja tarkastetaan 12 kuukauden välein ja ne poistetaan, kun yritys ei näe tarpeelliseksi säilyttää niitä asiakassuhteen ylläpitämiseksi.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekistereihin kerättyjä tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle markkinointi-, myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu tietojärjestelmään ja se on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Tietoja voidaan luovuttaa henkilörekisteristä ainoastaan seuraavissa tapauksissa: maksunvälitys toteutetaan laskulla ja niitä käsitellään kirjanpidossa Verkkosivuston kävijätietoja kerää: Squarespace Google Analytics Holvi-verkkokauppa

1. Rekisterin suojaukset periaatteet Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

2. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

3. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Lisätietoja Rekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostilla info@kotikodesign.fi