OULUN NUORKAUPPAKAMARI RY:N TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä Oulun Nuorkauppakamari – Junior Chamber International Oulu ry (jäljempänä ONKK) Y-tunnus: 1077916-9
Rekisteriasioista vastaava henkilö Jennimari Koskela jennimari.koskela@jci.fi
Rekisterinpitäjän nimi Oulun nuorkauppakamarin verkkokaupan asiakasrekisteri
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: yhdistyksen sihteeri (onkkhallitus@jci.fi)
Henkilötietojen käsittely Henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, käsittely ja säilyttäminen perustuu rekisterissä olevien suostumukseen ja rekisteröidyn ilmoittamiin tietoihin. ONKK voi käyttää jäsenten tietoja kumppanihankintaan, muun muassa yksilöimättömän tilastotiedon ja jäsenprofiilin avulla, josta yksittäistä jäsentä ei voi tunnistaa.
Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaiset henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisten tietojen käsittely. Tietoja kerätään ja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: ● jäsentietojen ylläpitämiseen ja päivittämiseen ● yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista tiedottamiseen ja markkinointiin ● kokous- ja muiden kutsujen lähettämiseen ● laskutukseen ja perintään ● kumppanitoiminnan markkinoimiseen ja kehittämiseen ● kumppanien hankkimiseksi Edellä mainittujen tietojen käsittelyn perusteena on 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle, 1c) kohdan mukainen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen (yhdistyslain 11 §:n mukaiseen jäsenluettelon kerättävä nimi ja kotipaikka) ja 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle (muut tiedot). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu yhdistyksen ja rekisteröidyn väliseen jäsen-, senaattoritai muuhun suhteeseen, jonka nojalla rekisteröityjen tietoja on perusteltua käsitellä yhdistystoiminnan edellyttämissä tarkoituksissa.
Kuvaus rekistereistä Jäsenrekisteri (jäsenet, koejäsenet, senaattorit ja kunniajäsenet sekä seuralaiset). Oulun Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteriä ylläpidetään M-Files-tietojärjestelmässä, jossa on kaikkien Suomen Nuorkauppakamareiden jäsentiedot, ja jota hallinnoi Suomen Nuorkauppakamarit ry (jäljempänä SNKK). Kun henkilö hyväksytään koejäseneksi, tiedot tallennetaan jäsenrekisteriin ja sähköpostiosoite lisätään SNKK:n sekä Alue D:n tukiyhdistyksen uutiskirjeiden postituslistalle. M-Files-järjestelmässä kirjautuneille muille käyttäjille näkyviä julkisia tietoja ovat nimi, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja yritys (työnantaja). Tiedoissa on myös informaatiota seuralaisista, koulutuksesta, ammattinimikkeistä ja lapsista. Jokaisella on mahdollisuus milloin tahansa muuttaa tietojaan itsenäisesti sähköiseen järjestelmään henkilökohtaisten tunnustensa avulla. Toiminnan seuranta- ja tiedotusrekisterit a) ONKK kerää tietoa henkilöistä, jotka ovat osallisina projekteissa, koulutuksissa ja tapahtumissa tai ilmaisevat esimerkiksi verkkosivujen lomakkeen kautta olevansa kiinnostuneita yhdistyksen toiminnasta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi: nimi, sähköposti, osoite, puhelinnumero ja syntymäaika. b) ONKK kerää tietoa jäsenten ja koejäsenten aktiivisuudesta, muun muassa tapahtuma- ja projektiosallistumisesta sekä muista kamariurasuunnitelman toteuttamiseen liittyvistä tiedoista. Tarvittaessa ONKK voi tiedustella ruoka-aineallergioita. c) Jäsenet, koejäsenet, kunniajäsenet sekä senaattorit ja joissain tapauksissa seuralaiset, sekä kumppaneita ja muiden sidosryhmien edustajia voidaan lisätä ONKK:n tiedotuslistoille, joita käytetään yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen ja markkinointiin. Asiakas- ja sidosryhmärekisteri ONKK ylläpitää asiakasrekisteriä, joka koostuu projekteihin sekä kumppanuuksiin liittyvien asiakassuhteiden yhteyshenkilöistä. Verkkosivujen kävijöistä kerättävät tiedot a) ONKK:n ylläpitämiä verkkosivustoja on jcioulu.fi sekä tarpeen mukaan muita projektikohtaisia verkkosivustoja b) Evästeet: Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin rekisterinpitäjän tarjoamien internetpalveluiden toimivuudelle, eikä ONKK takaa palveluiden toimivuutta, ellei evästetoiminnallisuus ole käytössä. Palvelun käyttäjällä on mahdollisuus kieltää evästeiden käyttö palvelun käytön aikana. c) Muilta sivustoilta upotettu sisältö: Sivustojen artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa. d) Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: ONKK käyttää Google Analyticsia sivustojensa liikenteen analysoimiseksi. Google Analytics tallentaa mm. selaintietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet Rekistereissä olevat tiedot kerätään henkilöiltä itseltään. Rajatuissa tapauksissa, esimerkiksi liittyen jäsenmatrikkeliin tai tapahtumailmoittautumisiin, jäsen voi ilmoittaa myös seuralaisten ja/tai lasten tiedot samalla ilmoittautumislomakkeella. Kotisivumme jcioulu.fi kautta lähetettyjen lomakkeiden lisäksi kamaritoimintaan liittyviä henkilötietoja saatetaan tallentaa kamarimme intranetiin, hallituksen suojatulle Google Drivelle, hallituksen suojatulle Office 365 järjestelmälle, Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmään tai Mailchimpiin.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Oulun Nuorkauppakamarin ei säännönmukaisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman rekisterissä olevan lupaa. Oulun Nuorkauppakamarin tapahtumiin, koulutuksiin ja projekteihin osallistuneiden yhteystiedot voidaan joissain tapauksissa jakaa tapahtumassa mukana olleiden yhteistyötahojen kesken. Henkilö voi erikseen ilmoittautumisen yhteydessä kieltää Oulun Nuorkauppakamaria jakamasta yhteystietojansa markkinointitarkoituksiin. SNKK:n keskusliitto voi myydä tai luovuttaa M-Filesissa hallinnoidun jäsenrekisterin tai sen osan kolmannelle osapuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten sallimissa puitteissa. Tietojenluovuttamisen markkinointitarkoituksiin voi jokainen rekisteröity estää tekemällä siitä merkinnän M-files-jäsentietojärjestelmään.
Tietojen siirto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille ONKK käyttää uutiskirjeviestinnässä yhdysvaltalaista MailChimp-sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Tietoja saatetaan myös käsitellä yhdysvaltalaisessa Google-palvelussa (Google Drive) tai yhdysvaltalaisessa Office 365-palvelussa.
Tietojen säilytysaika Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää.
Kuvaus turvatoimista Henkilötietojen luottamuksellisuus ja tietoturvallisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin toimenpitein. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä suorittamiseksi tarve tietoihin.
Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa kuitenkin rajoittaa lainsäädännön nojalla. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Kaikki edellä mainitut pyynnöt on esitettävä kohdassa 1. mainitulle yhteyshenkilölle /-taholle. Rekisteröidyllä on mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Muutokset tietosuojaselosteessa Oulun Nuorkauppakamari ry kehittää tarvittaessa henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta löytyy verkkosivultamme osoitteesta: www.jcioulu.fi.