Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

iLumin verkkokaupan asiakasrekisterissä käsitellään tietoja luonnollisista henkilöistä, jotka ovat käyttäneet verkossa tarjolla olevia iLumin palveluita. Tietojen käyttötarkoitus on asiakkaan valitsemien palvelujen tarjoaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja tarvitaan iLumin liiketoiminnan operatiivisiin tarpeisiin, kuten palveluprosessin toteuttaminen, tuotteiden toimittaminen, laskutus ja raportointi. Tietoja voidaan käsitellä myös laaduntarkkailua, turvallisuutta, järjestelmien ylläpitoa ja kehittämistä sekä analysointia ja tilastointia tai markkinatutkimuksia varten iLumin liiketoiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. Asiakastietoja käsitellään lisäksi Lumin palveluista tiedottamiseen ja markkinointiin. Tietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattaminen mutta myös iLumin lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen (esimerkiksi kirjanpitolaki) tai iLumin oikeutettu etu (esimerkiksi markkinatutkimukset, ylläpito ja kehitys sekä tilastointi) tai asiakkaan suostumus (markkinointi).

Verkkokaupan asiakasrekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika

Asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot, jotka ovat pakollisia palvelun tuottamiseksi: • Etunimi ja sukunimi • Osoitetiedot • Puhelinnumero • Sähköpostiosoite

Rekisteriin tallennetaan myös suoramarkkinointia koskevat asiakkaan tekemät valinnat sekä muut mahdolliset palveluiden edellyttämät tiedot, kuten asiakasnumero, asiakkuuden alkamispäivä ja asiakkuuden laji, maksullisia palveluja koskevat maksutiedot, tilaushistoria ja kampanjatunnukset. Asiakasrekisterissä säilytetään tietoja palvelun toimittamisen jälkeen 3 vuotta 3 kuukautta. Maksamiseen liittyviä tietoja säilytetään enintään 6 vuoden ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin asiakkaalta itseltään ja niitä kertyy palvelujen käytöstä.

Turvallinen tietojen luovutus

Asiakkaan tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaan valitsemien palveluiden toteuttamiseksi asiakkaan hyväksynnällä. Asiakaspalvelurekisterin tietoja voivat käsitellä myös iLumin alihankkijana toimivat yritykset. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa sijaita fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista, esimerkiksi järjestelmien ylläpito. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät tahot ovat solmineet iLumin kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Verkkokaupan asiakasrekisteri ja siihen liittyvät järjestelmät on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Kaikkia tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus.

Rekisteröidyn oikeudet, omien tietojen tarkastus, korjaus ja täydentäminen, käyttökieltojen antaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietonsa ja vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista tai siirtämistä tai vaatia käsittelyn rajoittamista. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa.