Tietosuojaseloste Tämä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja. 1. Rekisterinpitäjä Emscom Oy (y-tunnus: 2181588-2), Eteläinen Itälahdenkatu 18 A, 00210 Helsinki 2. Rekisteriasioiden vastuuhenkilö Jani Vilska, jani.vilska@emscom.fi, 0400 817 056 3. Rekisterin nimi Emscom Oy:n Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri 4. Henkilötietojen ja yritysasiakkaiden käsittelyn tarkoitus Henkilötietoja ja yritysasiakkaiden tietoja käytetään: • Asiakkuuksien ylläpitoon • Tilausten käsittelyyn, toimitukseen, laskutukseen ja perintään, arkistointiin ja kirjanpitoon • Emscom Oy:n toiminnan ja palveluiden kehittämiseen • Asiakaskokemuksen kehittämiseen ja parantamiseen • Asiakaspalautusten helpottamiseen ja nopeuttamiseen • Analytiikkaan, tilastointiin ja toiminnan johtamiseen • Väärinkäytösten estämiseen • Markkinointiin ja viestintään. 5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet Tietoja käsitellään asiakkaan ja Emscom Oy:n väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen. 6. Rekisterin tietosisältö Verkkokaupan asiakas- ja markkinointirekisteri sisältää seuraavat tiedot: • Etunimi ja Sukunimi • Henkilötunnus • Osoitetiedot • Sähköpostiosoite • Puhelinnumero • Yritysasiakkaita koskien y-tunnus, laskutustiedot mm. yhteyshenkilö, verkkolaskuosoite • Palveluun tunnistautuneena tekemiesi tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja -paikat, IP-osoite) • Tieto asiakastilille sisään kirjautuneena antamistasi tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä, jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille) • Tieto siitä, oletko vahvistanut, milloin asiakastilisi on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätilisi lukittu. • Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot • Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi verkkokaupasta. 7. Säännönmukaiset tietolähteet Rekisterin tiedot ovat peräisin asiakkaalta itseltään ja niitä kertyy palvelujen käytöstä. 8. Henkilötietojen säilytysaika Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta Emscom Oy voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten esim. kirjanpitoa tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi. 9. Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset Verkkokaupan asiakasrekisterin tietoja siirretään tai luovutetaan toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleville palveluntarjoajille, esimerkiksi verkkokaupan tilauksen toimittamiseksi siirretään tietoja tilaukset kuljettavalle logistiikkakumppanille kuten Postille tai Matkahuollolle. Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille: • Analytiikka- ja tilastointikumppaneille. • Sähköpostimarkkinointikumppaneille. • SMS-kumppanille, kun tekstiviestien lähetys on sallittu. • Kuljetusliikkeelle, jos valittu toimitustapa on kuljetus noutopisteeseen, lähimpään postiin tai perille asti • Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa • Laskuoperaattorille • Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään. 10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle koskien kuluttajakauppaa. Yritysmyynnissä tietojen luovutus voi tulla kyseeseen suoratoimituksissa ja koskee esimerkiksi logistiikkatoimenpiteisiin liittyviä välttämättömiä tietojen luovutuksia ja näistä informoidaan tapauskohtaisesti. Jos Emscom Oy käyttää alihankkijoita, jotka sijaitsevat EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme, että henkilötietojen käsittely tapahtuu EU:n/ETA-alueella voimassa olevaa henkilötietojen suojaa noudattaen esimerkiksi käyttämällä EU:n vakiosopimusta, EU-U.S.Privacy Shield -järjestelyä tai muuta vastaavaa järjestelyä. 11. Rekisterin suojauksen periaatteet Verkkokaupan asiakas- ja markkinointirekisteri ja siihen liittyvät järjestelmät on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Kaikkia tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt ja määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Henkilön, jolle luovutetaan järjestelmän käyttäjätunnus ja salasana, on ennen luovutusta läpikäytävä järjestelmän käyttöön liittyvä koulutus, jonka yhtenä osiona on Emscom Oy:n ohjeet liikesalaisuuksien ja asiakastietojen käsittelystä. 12. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietonsa ja vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista tai siirtämistä tai vaatia käsittelyn rajoittamista. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa. Tarkastus-, korjaus- ja täydentämispyyntöjä tai kieltoja voi tehdä sähköpostitse osoitteeseen: jani.vilska@emscom.fi tai postitse henkilökohtaisesti allekirjoitettuna osoitteeseen: Emscom Oy, Jani Vilska, Itälahdenkatu 18 A, 00210 Helsinki. 13. Evästekäytännöt Voimme kerätä ja käyttää palveluiden käyttäjien käyttäytymistietoja. Käyttäjän tietokonetta ja muuta päätelaitetta koskevia tietoja voidaan kerätä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tiedosto, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet ja muut vastaavat tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja. Niitä ei voida käyttää virusten levittämiseen eivätkä ne mahdollista käyttäjän kovalevyllä olevien tietojen tutkimista. Keräämme automaattisesti tietoja siitä, miten palvelun käyttäjä käyttää sivustoja (esim. vierailun kesto ja ajoittuminen sekä minkä hakulauseiden ja -sanojen sekä hakukoneen kautta vierailu on linkitetty), millä sivustoilla ja sivustojen alueilla käyttäjä käy sekä käyttäjän tietokonetta tai mobiililaitetta koskevia teknisiä tietoja (mukaan lukien IP-osoite, laitteen ID-tunnus, fyysinen sijainti, selain, operaattori ja käyttöjärjestelmätyyppi sekä niihin liittyvät URL-osoitteet). Voimme hyödyntää muilta kuin omilta internet-sivustoiltamme kerättyä käyttäytymistietoa. Käytämme Google Analytics –mainontaominaisuuksia (uudelleenmarkkinointi, Google Display –verkoston näyttökertaraportointi, Google Analyticsin kohderyhmätietojen ja aihepiirien raportointi). Mikäli käyttäjä ei halua, että kohdistamme mainontaa tai sisältöä internet-käyttäytymisen perusteella, käyttäjä voi estää tämän kieltämällä haluamansa evästeet selaimensa asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin. 14. Tietosuojaselosteen muutokset Emscom Oy kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua myös muutoksiin lainsäädännössä. Suosittelemme, että tutustut säännöllisesti tietosuojaselosteen sisältöön.