Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Diavara:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 13.10.2021. Viimeisin muutos 3.11.2021.

1. Rekisterinpitäjä

• Diavara, y-tunnus: 3239317-9
• Pihlajatie 45 A 2, 00270 Helsinki
• www.diavara.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

• Riikka Suuronen
• riikka.suuronen@diavara.com
• 0407157302

3. Rekisterin nimi

Diavaran asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön vapaaehtoinen suostumus luovuttaa tietojaan (esim. nimi, sähköpostiosoite).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pitää yhteyttä asiakkaaseen ja asiakkaan tilaaman ilmaisen tai maksullisen sisällön (esim. ilmainen video, uutiskirje, verkkokurssi) toimittaminen hänelle.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Organisaation nimi ja y-tunnus
• Organisaation laskutustiedot (laskutusosoite)
• Tilaustiedot (tilauksen sisältö ja lukumäärä)

Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen katsotaan olevan voimassa ja kaksi vuotta sen päättymisen jälkeen.

Markkinointirekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Nimi
• Sähköpostiosoite

Tietoja säilytetään niin kauan kuin yrityksellä on toimintaa ja henkilön suostumus vastaanottaa markkinointisisältöä on voimassa.

Tietojen säilytykseen ja käsittelyyn käytetään parhaiden käytäntöjen mukaan seuraavia palveluja:

• Holvi
• Squarespace
• Google Drive

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä ja tilauksista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa maksamattomien laskujen perimiseksi, sekä viranomaisille näiden niin edellyttäessä ja lain salliessa. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle (kts. 5. Rekisterin tietosisältö → Tietojen säilytykseen ja käsittelyyn käytetään parhaiden käytäntöjen mukaan seuraavia palveluja).

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterissä oleva henkilö voi koska tahansa kieltää markkinointiviestit vastaanottamassaan sähköpostiviestissä olevan linkin kautta, mutta se ei kuitenkaan poista hänen tietojaan rekisteristä.