ARBORVITAE/ TietoPaula Tietosuojaseloste 14.11.2022

1. Rekisterinpitäjä

Oy Arbor Vitae – Finland Ltd aputoiminimi Tieto Paula

Haapaniemenkatu 3 B 28 00530 Helsinki

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: Paula Miinalainen p. 050 5002363 paula.miinalainen@arborvitae.fi

2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Oy Arbor Vitae – Finland Ltd:n asiakas- ja markkinointirekisteri sekä tapahtumien osallistumisrekisteri. Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Keräämme henkilötietojasi, jotta voimme toteuttaa palvelumme ja kehittää palveluamme toimivammaksi. Käyttötarkoituksia ovat:

• Tilausten käsittely ja haluttujen palveluiden toteuttaminen • Asiakkuuden ylläpito • Henkilökohtaisen ja personoidun markkinoinnin toteuttaminen • Yhtiön toiminnan kehittäminen • Tilastointi • Väärinkäytösten estäminen

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Nimi Yritys Puhelinnumero Sähköpostiosoite Titteli Osoitetiedot Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot Evästeiden kautta kerättävät tiedot Muut asiakassuhteeseen tai tapahtumien osallistumiseen liittyvät tiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen: Paula Miinalainen,.Oy Arbor Vitae – Finland Ltd, Haapaniemenkatu 3 B 28, 00530 Helsinki, paula.miinalainen@arborvitae.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkastaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/etusivu Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme tietoja myös järjestämistämme tapahtumista ja koulutuksista. Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä. Keräämme Google Analytics-palvelun avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivustomme markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuillamme tai käyttäessään www.arborvitae.fi palvelua.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmannelle osapuolelle, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

8. Käsittelyn kesto

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu useilla eri teknisillä ja toiminnallisilla ratkaisuilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Järjestelmästä tulostetut henkilötietoja sisältävät tulosteet säilytetään siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa tai laittomasti hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä. Järjestelmästä tulostetut henkilötietoja sisältävät tulosteet hävitetään (paperisilppurissa) tuhottavien aineistojen mukana. Yrityksen toimitilat ovat aina lukittuna.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme jatkuvasti palvelujamme ja toimintaamme, siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.